L’association

Règlement

Règlement

Les Statuts
Le Règlement Intérieur
La Charte du membre et du bénévole


RÉGLEMENT INTERIEUR

(mis à jour le 10/09/2013)

Ce règlement intérieur précise et complète les statuts de l’association Saint Domingue Accueil dont l’objectif est de :

  • contribuer à l’accueil des francophones et francophiles,
  • faciliter l’adaptation en République dominicaine en partageant expérience et connaissances du pays,
  • favoriser les liens d’amitié entre ses membres,
  • favoriser les échanges avec les dominicains en participant à des projets sociaux. L’association, comme il est précisé dans ses statuts, est apolitique, indépendante de tout ensemble religieux, syndical ou groupe de pression. Elle fonctionne exclusivement sur la base du bénévolat et du volontariat. Elle est affiliée à la FIAFE (http://www.fiafe.org). L’association Saint Domingue Accueil choisit de s’exprimer principalement et prioritairement en français dans toutes ses activités et communications. Ce règlement intérieur et les statuts sont consultables sur le site internet de l’association.

Titre I : Membres

Article 1er – Composition

Peut devenir membre toute personne majeure.
L’association Saint Domingue Accueil est composée des membres suivants :
Membres d’honneur : Sont membres d’honneur les personnes nommées chaque année par le bureau en fonction des services rendus.
Membres adhérents : Devient adhérent toute personne majeure qui en fait la demande en remplissant la fiche d’inscription et en s’acquittant en totalité du montant de la cotisation annuelle.

Article 2 - Cotisation

Les membres d’honneur ne paient pas de cotisation (sauf s’ils en décident autrement de leur propre volonté).
Les membres adhérents doivent s’acquitter d’une cotisation annuelle.
La cotisation est valable pour une période allant du 1er octobre de l’année en cours au 30 septembre de l’année suivante.
Pour l’année 2017-18, le montant de la cotisation annuelle est fixé à 2000 pesos dominicains. Le versement de la cotisation doit s’effectuer en une fois au moment de l’inscription. Le paiement peut être effectué en numéraire ou par virement bancaire aux coordonnées de l’association.
La cotisation de l’adhérent est valable pour l’ensemble des membres composant la famille de celui-ci, c’est-à-dire conjoints et enfants.
Toute cotisation versée à l’association est définitivement acquise. Aucun remboursement de cotisation ne peut être exigé en cas de démission, d’exclusion ou de décès d’un membre en cours d’année.

Article 3 - Admission de membres nouveaux

L’association Saint Domingue Accueil peut à tout moment de l’année accueillir de nouveaux membres. Pour cela, il leur suffira de remplir la fiche d’inscription et acquitter la cotisation pleine (lorsque l’adhésion s’effectue avant fin février 2018) ou partielle (50% lorsque l’adhésion s’effectue a partir du 1er mars 2018).
L’association se réserve le droit de refuser une adhésion.

Article 4 – Radiation, exclusion

Le non-paiement de la cotisation annuelle invalide l’adhésion.
L’association s’autorise le droit d’exclure les membres dont les propos ou le comportement seraient contraires à ses statuts et/ou à son règlement intérieur.
L’exclusion d’un membre peut être prononcée par le bureau, pour motif grave. Sont notamment réputés constituer des motifs graves :

  • une condamnation pénale pour crime et délit ;
  • toute action de nature à porter préjudice, directement ou indirectement, aux activités de l’association ou à sa réputation. En tout état de cause, l’intéressé sera mis en mesure de présenter sa défense, préalablement à la décision d’exclusion. La décision d’exclusion est adoptée par le conseil statuant à la majorité des deux tiers des membres présents.

Titre II : Fonctionnement de l’association

Article 5 - Le bureau

Le bureau est chargé de gérer administrativement l’association et d’en organiser les différentes activités du 1er octobre au 30 septembre.
Pour la période 2017/2018, il se compose de Mme Carine CARPIN, Mme Dominique DUVAL, Mme Orlane BELLONY, Mme Nathalie NICOLLEAU, Mme Virginie CAMICAS, Mme Claire GONZALEZ et M. Philippe PUJOL.

Définition des fonctions au sein du bureau
Le président : responsable juridiquement, il représente l’association auprès des autorités dominicaines. Il dispose de la signature en double avec le vice-président ou le trésorier. Il coordonne les événements de l’association.
Le vice-président : responsable juridiquement, il représente l’association auprès des autorités dominicaines. Il dispose de la signature en double avec le président ou le trésorier. Il coordonne le partenariat avec l’association et participe à l’organisation des évènements de l’association
Le trésorier : responsable juridiquement, il représente l’association auprès des autorités dominicaines. Il dispose de la signature en double avec le président ou le vice-président. Il tient la comptabilité de l’association et présente le bilan annuel à l’administration dominicaine et aux adhérents.
Le secrétaire : Il rédige les comptes-rendus d’assemblées et prend en charge les communications écrites du bureau et de l’association.
Les responsables d’activités : ils proposent et organisent des soirées, activités sportives, visites touristiques, culturelles et artistiques : site remarquable, Musée, exposition, spectacle. Ils servent de lien à l’association avec les événements en République dominicaine par le biais du bulletin d’information culturelle.
Les responsables de la communication : ils gèrent et maintiennent le site internet de l’association afin de faciliter l’interaction entre les adhérents. Ils peuvent être amenés à animer tout autre moyen de communication de l’association.

Article 6 – Contact

Les adhérents peuvent joindre l’association en écrivant à l’adresse électronique de SDA francophone :stdoac@gmail.com ou en consultant le site internet www.saintdomingueaccueil.org.

Article 7 – Assemblée Générale Ordinaire

Conformément aux statuts de l’association Saint Domingue Accueil, l’Assemblée Générale Ordinaire se réunit une fois par an sur convocation du bureau.
Seuls les membres à jour de leurs cotisations sont autorisés à participer.
Les adhérents sont convoqués suivant la procédure suivante :
Par annonce orale lors des réunions précédentes et par tous les moyens de communication de l’association.
Les élections pour le renouvellement du bureau s’effectuent soit en juin, soit après les vacances scolaires d’été entre septembre et octobre.
Le vote des résolutions s’effectue à main levée à la majorité des présents selon les dispositions de la loi dominicaine régissant notre association.
Les votes par procuration ou par correspondance sont autorisés sur demande préalable auprès du bureau.

Article 8 - Assemblée Générale Extraordinaire

Conformément aux statuts de l’association Saint Domingue Accueil, une Assemblée Générale Extraordinaire peut être convoquée en cas de modification essentielle des statuts, situation financière difficile, départ d’un membre du bureau etc.

Article 9 - Finances et Comptabilité

Ressources financières
L’association Saint Domingue Accueil est une association type loi 1901 française. Elle n’a pas pour objectif la réalisation de profit. Néanmoins, elle doit assurer ses frais de fonctionnement. A cet effet, sont considérées comme ressources les cotisations des membres, dont le tarif annuel est établi par les membres élus du bureau, les donations éventuelles.
Règles de tenue de la comptabilité
L’association Saint Domingue Accueil est régie par les lois de la République dominicaine. Les membres élus formant le bureau de l’association administrent et gèrent les ressources de l’association au mieux des intérêts de l’association. A ce titre, ils établissent le montant annuel de la cotisation d’adhésion, ils négocient et fixent le tarif des sorties organisées par l’association, ils établissent les recettes et dépenses avec leurs justificatifs joints. Ils présentent un rapport annuel sur le fonctionnement administratif de l’association à l’Assemblée Générale Ordinaire, unique organisme devant lequel le bureau est responsable de la gestion de l’association.
Engagement de responsabilité et dépenses – Signatures
Seuls le président, le vice-président et le trésorier ont pouvoir de signature auprès de la banque et des autorités locales. Pour engager l’association, la signature de deux des trois signataires est requise.

Titre III : Dispositions diverses

Article 10 - Modification du règlement intérieur

Le règlement intérieur de l’association Saint Domingue Accueil est établi par le bureau.
Il peut être modifié par celui-ci ou sur proposition d’une majorité d’adhérents, selon la procédure suivante : les membres établissent une demande écrite précisant le ou les points du règlement qu’ils souhaitent voir modifier. Les modifications sont soumises au vote lors d’une assemblée extraordinaire convoquée à cet effet.

Article 11 - Tenue lors des activités de l’association

Lors des manifestations organisées par l’association, la règle générale est la tenue correcte.

CHARTE DU MEMBRE ET DU BENEVOLE

CHARTE DU MEMBRE

  1. Je suis à jour de mon inscription.
  2. Je préviens la responsable de ma présence ou de mon absence lorsque je me suis inscrit à une activité. En cas d’annulation tardive (48 heures avant), je m’engage a payer le montant du prix de l’activité.
  3. Je respecte la procédure d’inscription indiquée dans le programme lorsque je veux m’inscrire à une sortie.
  4. Je réponds rapidement aux invitations des différents événements organisés par l’association afin d’en faciliter l’organisation et d’éviter le travail de relance.
  5. J’actualise moi-même mes coordonnées en mettant à jour ma fiche perso afin, entre autres, de continuer à recevoir les informations de SDA.
  6. Je participe dans la bonne humeur aux activités proposées, conscient du travail bénévole accompli par les responsables des dites activités.
  7. Je m’engage à respecter les règles de courtoisie lors de discussions sur le Net.
  8. Je m’engage à être assuré(e) à titre personnel pour l’ensemble des risques liés à ma participation, ou à celle de ma famille, aux activités organisées par Saint Domingue Accueil. Je dégage Saint Domingue Accueil de toute responsabilité pour tout incident ou accident survenant lors des activités pratiquées dans le cadre de l’association.
  9. Je n’utilise pas les listes de diffusion ou l’annuaire des membres à des fins commerciales sous peine d’exclusion.
  10. Je suis maintenant un adhérent averti et je m’engage à respecter ces règles.